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3983.com关于办公用品管理暂行规定

来源: | 发布时间:2017-08-09 10:25:40 | 点击数:

 

第一章  总则

第一条  目的:为适应学院管理的需要,推进办公用品管理规范化,本着节约高效的原则,特制定本规定。

第二条  适用范围:办公用品为日常办公文具(水笔、笔记本、钉书器等)、办公自动化所需用的耗材(盘、录音笔、墨盒等)、办公设备(电脑、复印机、打印机、传真机等)以及办公家具(桌、椅、柜等)。
 

第二章  办公用品分类

第三条  办公用品分三类:办公固定资产;办公低值资产;办公用品。

1.办公固定资产指使用期在两年以上,单位价值在500元及以上的各种办公家具及办公设备。

2.办公低值资产指使用期较长,在使用过程中不易消耗,单位价值在500元以下50元以上的各种办公用具。

3.办公用品指使用期较短,价值较低,在使用过程中容易消耗的各种办公类物品。
 

第三章  办公用品的管理职责

第四条  后勤处是办公用品的综合管理部门,其管理职责主要包括:

1.供应商选择及管理,物品供应品质优良、价格合理。

2.负责学院各部门办公用品的管理及监控。

3.负责办公用品的分配。

4.配合财务处对办公用品进行盘点,建立办公用品台账,负责日常维护和修理。

第五条  各系部、处室资产负责人的主要职责:认真贯彻执行学院的资产管理制度,负责本部门资产的保管、合理使用及调配。

第六条  办公用品使用人要爱护财产,合理使用办公设备。如因使用不当,人为损坏,由损坏者自行付费维修或照价赔偿,并报后勤处进行维修登记。
 

第四章  办公用品采购

第七条  办公用品采购

1.各系部、处室要在学期初,按本部门实际需求编制办公用品计划,报分管院领导核查后理事长批准,财务处列入每学期该部门资金计划。

2.后勤处按审批后的计划表采购并及时到财务处报账,费用计入各部门的年度预算执行台帐。

3.办公耗材需按照规格及使用情况由后勤处批准后购进,统一保管。

4.各部门对外宣传品、印刷品印制,经分管院领导审批后,由后勤处竞价后统一安排。

第八条:办公资产采购

1.使用部门编制《年度办公资产采购计划》,经主管领导批准后交后勤处汇总,编制学院年度采购计划,领导审批通过后由后勤处负责采购。

2.办公资产临时采购批报

各部门临时需要购置办公用品时,填写《资产购买申请单》(见附件二),经领导批准后交后勤处负责购买。

3.实施采购

后勤处用货比三家的方法询价后,连同申请表和询价后的采购报价单,报领导批准后到财务处领取支票进行购买。

4.验收

后勤处汇同使用部门根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细单验收采购的办公用品,验收完毕后填写验收单并签字确认,后勤处和使用部门各自登记办公资产台帐,填制固定资产卡片。财务处根据入库单和购物发票进行账务处理。《资产购买申请表》和购物明细单复印件由后勤处统一保管。
 

第五章  办公用品的管理

第九条  办公用品配发

1.各部门指定一名专人负责本部门办公用品的领用和发放。

2.办公用品每学期开学上课前一周配发。后勤处负责发放,使用部门填写办公用品领用登记单,并进行台帐登记,写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

3.办公用品原则上每学期期初一次领清,不得另行申领。如有特殊需求提前向后勤处申请,由分管副院长先审核,再报理事长审批。后勤处负责购买。

4.员工在学院内部调动,其使用的办公用品可以带走。

第十条  办公用品的管理

1.办公用品调拨。部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序即:调出部门负责人、调入部门负责人、后勤处负责人确认签字后,方可转移办公用品。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2.办公用品报废。由部门负责人填写《资产报废申请单》,报后勤处并会同财务处进行资产损坏鉴定后,由后勤处长审批,批准后方可报废。后勤处与财务处同时销帐。在报废前,各部门不得随意丢弃,否则按照学院相关规定处罚。

3.办公用品的出租和外借

办公用品原则上不出租和外借。如确属需要,须经理事长批准并到后勤处办齐交接手续。

4.办公用品的日常维护、维修

(1)后勤处是办公用品日常维护、维修的责任部门。

(2)后勤处编制办公用品维修计划。根据维修计划对各部门办公用品按期进行维护,保证工作正常开展。

(3)各部门的办公用品需要维修时,由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送后勤处。不经过部门资产负责人而私自报送维修申请,后勤处不予受理。

(4)后勤处接到申请单后,组织相关人员对报修设备进行鉴定,进行相应的维修、更换,一般性修理应在三个工作日内修理完毕,较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》,资产使用部门负责人签字确认。

5.办公用品的年终核查

(1)年终资产清查由后勤处对各部门进行实物清查,丢失的办公用品由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后,由后勤处将年终清查报告报院领导。

(2)办公用品丢失、损坏属于过失人责任的,过失人应当承担相应的赔偿责任。

6.部门负责人调离时,后勤处根据办公用品台帐清点调出人负责部门所使用的资产,有短缺者,按照物品原价赔偿,待办理完移交手续后,方可调离本部门;一般员工调离由本部门负责人把关核对员工使用资产的移交,由人事处协助完成。


                                                             后勤办公室

2017年8月9日